Hybride Veranstaltungen – hybrides Event organisieren

Hybride Veranstaltungen organisieren? Der Mix machts. Denn wer jetzt überlegt, dass Hybride Events doch das sehr unpersönlich sind, der muss ein wenig umdenken. Es geht nicht allein um das Organisieren in der virtuellen Welt.

Die Kombination

Vielmehr ist es die Kombination aus Live-Atmosphäre und Link TextStreaming-Bestandteilen. Es ist also keinesfalls ein Zusammenkommen in stillen Kämmerlein, so wie es uns Corona gelehrt hat. Hybride Events brauchen Raum. Je nach Größe kann dieser also auch ganz beträchtlich ausfallen.

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Die meisten Anbieter in Hybride Veranstaltungen, Hybrider Event findest Du in diesen Städten:

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Der psychologische Faktor

Ein besonderes Augenmerk muss hier auf die Zusammenstellung der Gäste gelegt werden. Die Auswahl ist entscheidend, wie gut bzw. schlecht die Veranstaltung angenommen wird. In der Vergangenheit wurden hier viele Fehler gemacht, indem man die wichtigen Entscheider zum Liveevent geladen hatte, die vermeintlich weniger Wichtigen aber mit Streaming „abspeiste“.

Dies sorgte für erhebliche Unstimmigkeiten seitens der Einladungen. Nicht wenige sprachen sogar von einer Zwei-Klassen-Gesellschaft. Hier muss man also mit äußerster Sensibilität vorgehen. Wenn man sich also für Hybride Event entscheidet, sollte Ausgewogenheit eine beträchtliche Rolle spielen.

Was man braucht und was nicht

Zu allererst wird es recht traditionell: Es braucht ganz einfach die richtigen Kameras und die geeigneten Mikrofone. Sprich: die passende Eventtechnik. Erfasst die Linse alle Räume? Ist der Weitwinkel auch wirklich in der Lage, ein breites Feld zu präsentieren? Versteht man jeden Ton? Entgeht einem wirklich nichts?

Das sind Fragen, die man am besten mit einem Fachmann oder einer Eventagentur klärt, die schon Erfahrung im Fach Hybride Events vorweisen kann. Auch die Wahl des richtigen Ortes, der Eventlocation, ist keineswegs etwas, das man mal eben so nebenbei erledigen kann. Er entscheidet letztendlich über die richtige Atmosphäre, den so wichtigen zündenden Funken, der ja auch auf die nicht direkt Anwesenden überspringen soll. Was allerdings nicht benötigt wird, ist zu viel „drumherum“, wenn die Veranstaltung für die meisten via Bildschirm verfolgt wird. Die Beschränkung auf das Wesentliche sorgt hier für den nötigen Spannungsaufbau um „dran zu bleiben“. Weitere Fragen, die der Veranstalter klären muss wären dann noch:

  • Ist eine Bühne, ein Podium zwingend?
  • Hält das Wifi der Belastung stand?
  • Ist jemand vor Ort, der bei eventuellen Pannen ausreichend Schützenhilfe garantieren kann?

Machen Sie Neulinge mit den neuen Möglichkeiten vertraut

Es kann schon ein ganz schönes Stückchen Überzeugungskraft kosten, die immer anwesenden Skeptiker von den Vorteilen - die Hybride Events zweifellos mit sich bringen – final zu überzeugen. Klären Sie auf und betonen Sie die ungeahnten Chance, die sich hier bieten.
Besonders bewährt hat sich hier das Präsentieren von Erfahrungen aus der Vergangenheit. Halten Sie mit Erfolgen nicht hinter dem Berg, sondern berichten Sie stolz, wie gut alles funktioniert hat. Vor allem aber: Mindern Sie das Vorurteil der Unpersönlichkeit, indem Sie die Teilnehmer möglichst persönlich begrüßen und so Ihre Wertschätzung zeigen. Mancher fühlt sich von der neuen Technik schlichtweg überfordert und das wiederum macht eine Akzeptanz mitunter schwierig und langwierig.

Rezensionen, die sich lohnen

Klar, Rezensionen bergen viele Gefahren. Und in der heutigen Zeit, wo jede Rindswurst einem Test und einer anschließenden (ausführlichen) Bewertung unterzogen wird, kann das Eis auch für Hybride Events sehr dünn werden. Doch sorgen positive Erfahrungen für einen Schneeballeffekt, der – trotz des negativ besetzten Begriffs – einen durchaus bleibenden, positiven Eindruck hinterlassen kann.

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