Convention Bureaus

Ein Convention Bureau ist (meistens) eine Non-Profit-Organisation. In größeren Städten und Tourismus-Hotspots stellt sie Informationen über den Ort bereit und unterstützt, eher ortsfremde, Eventplaner:innen bei ihren Vorhaben. Häufig sind Convention Bureaus eine separate Abteilung der regionalen Tourismusorganisation.

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Die meisten Anbieter in Convention Bureaus findest Du in diesen Städten:

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Sie können aber auch eigenständig fungieren, da sie von der Stadt finanziert werden. Convention Bureaus stellen ausschließlich Eventplaner:innen Informationen bereit und sind keine Touristeninformation. Durch ihre Unabhängigkeit versuchen sie, die für dich beste Location, den besten Shuttle oder das beste Hotel zu finden.

Die Einnahmen durch Conventions

Von den Einnahmen, die die Stadt nun von den Events hat, profitiert die ganze Region. So werden Arbeitsplätze geschaffen und es fallen zusätzliche Steuereinnahmen an. Dadurch kann der Service und die Beratung in einem Convention Bureau kostenfrei sein. Daher freuen sich die Bureaus auf Anfragen, ganz gleich, ob es sich um ein kleines Get-together oder ein großes Meeting handelt.

Persönlicher Convention Ansprechpartner:innen

Du hast eine:n persönliche:n Ansprechpartner:in, der:die Erfahrungen in der Region und mit den Locations hat. Du musst nicht, wie gewohnt alles im Internet recherchieren. So erhältst du zusätzlich Tipps, was alles vor Ort und in welcher Location möglich ist.

Besichtigung und Inspektion

Du hast keine Zeit, dir vor Ort ein Bild von der Location zu machen? Termine für Besichtigungen kann ein Convention Bureau dir abnehmen. Sie koordinieren auch gleich, wie z. B. der Gästetransfer stattfinden kann. Gibt es eine öffentliche Verkehrsanbindung, Restaurants oder Caterer in der Nähe?

Infos über den Standort

Wo ist der nächste Flughafen, wie ist die Zugverbindung, wo sind passende Hotels und Meetingräume mit ausreichend Kapazitäten für dein Vorhaben? Du erhältst alle relevanten Fakten und Zahlen der Destination, damit du deinen Kongress, dein Seminar oder deinen Firmenevent bestmöglich aufstellen kannst.

Vernetzung und Sponsorensuche

Du benötigst einen Kontakt oder einen lokalen Sponsor? Dann übernimmt das Convention Bureau für dich die Vernetzung und unterstützt dich bei den Entscheidungen, wer zu dir passt oder dir helfen könnte.

Kontakte zu Forschung, Wirtschaft und Startups

Häufig sind Kontakte zu lokalen Universitäten und Forschungseinrichtungen wichtig. Oft sind auch spannende Startups vor Ort, die interessante Sprecher:innen vermitteln. Forscher:innen, Entwickler:innen und Startup-Inkubator:innen können für den Aufbau des Teilnehmerkreises eine wichtige Rolle spielen.

Bild- und Videomaterial

Für Einladungen oder Präsentationen ist hochwertiges Bild- und Videomaterial relevant. Convention Bureaus liefern dir Fotos, Videos oder Infografiken. So werden Zeit und Kosten gespart für die Suche, die Auswahl und die Klärung der Fotorechte.

Entertainment und Künstler

Einen Zugang zur kreativen Szene vor Ort vermittelt dir das ortsansässige Convention Bureau. Hier sind Musiker:innen, Künstler:innen, Schauspieler:innen, als auch Moderator:innen und Acts gelistet und bekannt. Der Kontakt wird gerne für dich bereitgestellt.

Politische Kontakte

Die Kontaktaufnahme zu lokalen Politikern ist manchmal gar nicht so einfach. Bis man die Person ermittelt und den richtigen Kontakt erhalten hat, kann viel Zeit vergehen. Ein Convention Bureau hat bereits alle Daten und stellt auch gerne einen Kontakt her.

Eventmanagement und Aufgaben

Ist Personal und Zeit knapp, stellen die Bureaus dir gerne einen Kontakt zu regionalen Eventagenturen her, die dir Aufgaben abnehmen können, vom Eventmangement bis hin zu zusätzlichem Servicepersonal.

Lokale Influencer und Pressekontakte

Die vernetzten Convention Bureaus haben die Kontakte zu lokalen Influencer:innen und der Presse, die häufig auch Berichterstattungen zu diversen Events sehr interessant finden. Nutze gerne die Pressekontakte, um deinen Event zu vermarkten.

Ein gutes Convention Bureau nimmt dir gerne Arbeit ab. Es ist vor dem Event und während der Planung ein Kontakt, der dir zur Seite steht, bei der regionalen Suche nach Informationen, Locations und Dienstleistern.

Im Eventbranchenverzeichnis findest du verschiedene Bureaus, die dich bei der Planung von nationalen und internationalen Tagungen, Kongressen, Messen und jedem anderen Event gerne unterstützen.

Convention Bureaus in anderen Städten

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