Gala-Veranstaltungsorganisation

Glanz + Glamour = Gala!

Ein Gala-Event ist vor allem elegant. Damit die Gala-Veranstaltung erfolgreich wird ist, ist eine gute Planung unverzichtbar. Daher ist es wichtig sich professionelle Unterstützung zu nehmen.

Die Gala ist neben einem Ball eine der festlichsten Veranstaltungsarten und egal ob es eine Charity-Gala mit Spendensammlung sein soll, ein extraordinärer Weihnachts- oder Silvesterabend oder ob ein Firmenjubiläum gebührend gefeiert werden möchte - eine Gala ist immer ein besonderes Happening.

Der besondere Anlass

Dieser besondere Anlass bedarf einer besonderen Location, viel Eleganz mit besonderer Kleidung „Black Tie“, sowie einem luxuriösen Menu und spektakulären Show Acts.

Damit bei der Organisation nichts dem Zufall überlassen wird, findest Du hier die wichtigsten Profis zur Planung und Umsetzung deines Events der Extraklasse, denn die Gala lebt von der Superlative.

Das Thema bestimmen

Eine Galaveranstaltung mit Thema ist oft lebhafter. Die Wahl eines Themas gibt dem planenden Team die Möglichkeit, ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen. Ein Thema kann sich auf die Branche oder ein Lieblingsmotto beziehen. Ein Thema bestimmt auch schnell das Entertainment- & Künstler Programm. Wenn das Motto zum Beispiel “ Zirkus -Abend” lautet, dann kann die Abendunterhaltung von Artisten wie Jongleuren oder Akrobaten und Entertainern wie Komödianten oder Clowns übernommen werden.

Ein Planungs-Komitee bilden

So früh wie möglich sollte das Komitee stehen. Bei der Auswahl der Mitglieder sollte darauf geachtet werden:

• die Mitglieder sollten ein großes Netzwerk an relevanten Personen haben
• eine Expertise im Bereich der Eventplanung sollte vorhanden sein -
• die beteiligten Personen sollten unterschiedlich sein, um viele Meinung zu betrachten
• die Komitee-Mitglieder sollten während des Events proaktiv mitarbeiten

Ziele setzen

Welche Absicht verfolgt die Galaveranstaltung? Möchtest Du neue Kunden gewinnen, ein neues Produkt launchen oder handelt es sich um eine Charity-Veranstaltung? Wenn die Ziele bekannt sind, kannst Du diese sinnvoll umsetzen, beziehungsweise versuchen sie zu erreichen.

Kosten kalkulieren

Bevor die Planung der Galaveranstaltung beginnt, musst Du das maximal verfügbare Budget festlegen. So kann die Werbung, das Entertainment, das Menü, die Location, und die Dekoration auch danach ausgesucht werden. Während der Planung muss das Budget stets im Auge behalten werden.

Sponsoren finden

Auch wenn Du viel Geld für die Organisation einer Galaveranstaltung zur Verfügung hast, ist oft die Unterstützung von Sponsoren nötig. Biete zum Beispiel anderen Firmen einen Werbeplatz auf der Gala an, um im Gegenzug Vergünstigungen für dein Event zu bekommen.

Die Location

Für eine Gala-Veranstaltung sollte eine angemessene beziehungsweise pomöse Location gemietet werden. In großen Städten gibt es eine ausgiebige Auswahl an High-End Eventlocations. Diese überzeugen meist mit zeitgenössischer oder historischer Architektur. Je nach Motto kann so die Location abgestimmt werden. Wichtig ist auch, ob ein Außenbereich benötigt wird.

Das Entertainment-Programm

Beim Entertainment muss es knallen! Neben einer Band oder einem DJ sind auch Künstler ein super Show-Act als Bühnenprogramm, um den Abend unvergesslich zu gestalten. Ein besonderer Hingucker kann eine Burlesquetänzerin sein, die in einem Champagnerglas badet, ein Messerwerfer der einen bleibenden Eindruck hinterlässt oder ein Zauberer der den glamourösen Abend stilvoll abrundet.

Das Catering

Das Essen sollte entsprechend der Veranstaltung aufbereitet werden. Unsere Caterer sind spezialisiert auf formelle Events. Du musst dich nur noch zwischen Buffet oder Menü entscheiden. Auch ein Flying-Buffet am Empfang und zwischendurch macht Eindruck. Themen-Bars mit Whiskey oder Cocktails sind auch für viele Gäste eine super Abwechslung.

Marketing und Einladungen

Eine Galaveranstaltung sollte auch online vermarktet werden. Nutze bei Social Media Plattformen einen Hashtag, richte eine Event Page ein, auch auf Facebook. Setze auf crossmediale Nutzung. So werden Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat usw. gleichzeitig bedient. Für Firmenevents sind LinkedIn und Xing empfehlenswert.

Lass Deine exklusive Einladung designen, mit einem individuell gestalteten Briefumschlag. So erregt der Brief maximale Aufmerksamkeit und grenzt sich von anderen Anbietern ab. Diese Einladung sollte alle notwendigen Informationen enthalten wie Motto, Datum, Location, Dresscode und ob zum Beispiel eine Online-Reservierung von Tickets nötig ist.

Personal organisieren

Fachlich geschultes Personal ist bei einer formellen Gala-Veranstaltung unverzichtbar. Profis für den Empfang, den Service oder die Begleitung der Gäste findest Du natürlich auch im Eventbranchenverzeichnis.

Du möchtest eine unvergessliche Zeit für die Gäste deiner Galaveranstaltung kreieren? Mit einer gut geplanten und erfolgreichen Gala-Veranstaltung wird das Marken-Image verbessert und die Fan-Basis für dich oder dein Unternehmen vergrößert. Klick einfach ins Eventbranchenverzeichnis und informiere dich bei den Profis.

Gala-Veranstaltungsorganisation in 89 Städten